Modul 1: Katalog & Manajemen Paket Umroh
Pengelolaan paket reguler, plus wisata, penetapan harga Quad/Triple/Double, hotel bintang, kuota seat
1.1 Pembuatan Paket & Varian Harga Admin
Mendukung konfigurasi varian kamar (Quad: 4 orang, Triple: 3 orang, Double: 2 orang) dengan penetapan harga pokok dan harga jual mandiri per varian.
1.2 Inventori Hotel & Maskapai Inventori
Input data hotel Makkah & Madinah (nama, rating bintang, jarak jalan kaki ke masjid) serta maskapai penerbangan, nomor flight, dan status direct/transit.
1.3 Kuota Seat & Kunci Keberangkatan Alokasi
Pengaturan kuota seat per tanggal keberangkatan. Sistem otomatis mengunci paket (*Sold Out*) saat kursi penuh dan memotong kuota real-time setiap ada booking terverifikasi.
1.4 Katalog Publik Interaktif Publik
Landing page responsif bagi calon jamaah dengan fitur filter durasi hari, bulan keberangkatan, rentang harga, unduh brosur PDF, dan cek detail itinerary hari per hari.
- Masuk ke menu Admin Panel > Paket Umroh, klik tombol + Tambah Paket.
- Isi Tab 1: Informasi Dasar (Nama paket, slug URL, kategori umroh, deskripsi, thumbnail foto).
- Isi Tab 2: Harga & Varian Kamar (Masukkan nominal harga Quad, Triple, dan Double).
- Isi Tab 3: Akomodasi & Transport (Pilih Hotel Makkah, Hotel Madinah, Maskapai, dan Bandara).
- Isi Tab 4: Jadwal & Kuota (Tentukan tanggal terbang, durasi hari, dan kuota seat).
- Klik Simpan & Publikasikan. Paket otomatis muncul di website dan portal agen B2B.
Modul 2: Pendaftaran, Booking & Manifest Jamaah
Alur booking mandiri jamaah, pendaftaran walk-in kantor, upload paspor, dan verifikasi berkas
2.1 Self-Booking Online (Jamaah)
Calon jamaah memilih paket, memilih tanggal terbang, menentukan jumlah rombongan dan tipe kamar, serta mengisi data NIK & Paspor secara mandiri lewat smartphone.
2.2 Walk-in Booking (Admin Kantor)
Fitur cepat bagi staf customer service untuk mendaftarkan jamaah yang datang langsung ke kantor cabang, langsung menerbitkan invoice DP dan memotong kursi keberangkatan.
2.3 Pengelolaan Berkas Dokumen
Penyimpanan paspor, foto KTP, Kartu Keluarga, buku nikah/akta lahir, dan sertifikat vaksin ke storage terisolasi Cloudflare R2 dengan status verifikasi (*Pending, Valid, Ditolak*).
2.4 Validasi Paspor & Mahram
Sistem otomatis mengecek masa kedaluwarsa paspor (wajib > 7 bulan sebelum keberangkatan) dan mencocokkan relasi mahram untuk wanita di bawah usia ketentuan.
Untuk memenuhi syarat SISKOPATUH dan penerbitan Visa Umroh Arab Saudi, data berikut wajib terisi lengkap:
| Nama Field | Format Input | Kegunaan |
|---|---|---|
| Nama Lengkap Paspor | Huruf Kapital (Min. 2 atau 3 suku kata) | Tiket Pesawat & Visa Kemenag |
| Nomor Induk Kependudukan (NIK) | 16 Digit Angka | Verifikasi Dukcapil / SISKOPATUH |
| Nomor Paspor & Tanggal Terbit | 1 Huruf + 7-8 Digit Angka | E-Visa Arab Saudi |
| Masa Berlaku Paspor | Tanggal (Min. 7 bulan sebelum terbang) | Validasi Imigrasi Bandara |
| Tempat & Tanggal Lahir | Kota, Tgl-Bln-Thn | Sertifikat Asuransi & Visa |
| Nomor Kontak & WhatsApp | Format Internasional (08xx / 628xx) | Notifikasi & Kontak Darurat |
Modul 3: Tabungan Umroh Digital Jamaah
Buka rekening tabungan mandiri, setor berkala, auto-tracking target saldo, dan konversi ke paket
3.1 Pembuatan Rekening Tabungan
Jamaah dapat mengaktifkan rekening tabungan umroh pribadi di aplikasi, menetapkan target nominal (misal Rp30.000.000) dan target tahun keberangkatan.
3.2 Top-Up Saldo Mandiri
Jamaah melakukan setoran top up sesuai kemampuan, mengunggah bukti transfer bank travel. Notifikasi setoran langsung masuk ke dashboard finance travel.
3.3 Verifikasi & Sinkronisasi Kas
Admin finance memverifikasi dana masuk di rekening bank travel. Saldo tabungan jamaah otomatis bertambah dan masuk ke mutasi kas/jurnal titipan tabungan.
3.4 Konversi Saldo ke Booking Paket
Saat saldo mencukupi atau mencapai nominal DP, jamaah dapat langsung klik tombol 'Gunakan Saldo untuk Booking' untuk memilih paket keberangkatan tanpa transfer manual.
Modul 4: Operasional SISKOPATUH Kemenag & Generator ID Card
Ekspor resmi SISKOPATUH 1-klik, cetak ID Card standar B4/CR80, dan QR Code manifest
4.1 Ekspor Format SISKOPATUH Resmi 1-Klik
Sistem memetakan seluruh data manifest jamaah ke format Excel resmi yang disyaratkan Kementerian Agama RI (SISKOPATUH) untuk pengajuan visa dan asuransi.
4.2 Cetak ID Card Standar B4 & CR80 Otomatis
Generator kartu pengenal jamaah yang siap dicetak pada kertas foto/PVC. Menggunakan layout vertikal resmi dengan foto jamaah, logo travel, hotel, dan nama muthawif.
4.3 QR Code Digital Manifest & Kontak Darurat
Setiap ID card memiliki QR Code unik. Jika di-scan menggunakan kamera HP di Arab Saudi, langsung menampilkan data manifest digital, alamat hotel, dan kontak Muthawif jika jamaah terpisah dari rombongan.
4.4 Luggage Tag (Label Bagasi Koper)
Cetak label bagasi koper dengan warna kloter yang seragam, nomor paspor, dan kontak darurat untuk mempermudah identifikasi di Bandara Jeddah/Madinah.
Modul 5: Manajemen Kloter, Tour Leader & Rooming List
Pembagian kelompok terbang, penugasan Tour Leader & Muthawif, pembagian kamar hotel & bus
5.1 Pembagian Kloter / Rombongan
Pengelompokan jamaah berdasarkan jadwal terbang. Admin dapat menetapkan nama grup (misal: "Kloter 1 Bintang 5 Ramadhan"), warna bendera, dan jumlah total seat.
5.2 Penugasan Tour Leader & Muthawif
Menghubungkan akun staf pembimbing ibadah ke grup kloter. Tour leader dapat membuka dasbor mobile untuk memantau manifest, absensi, dan data kontak jamaah binaannya.
5.3 Rooming List (Distribusi Kamar)
Alat bantu drag-and-drop untuk membagi jamaah ke nomor kamar hotel di Makkah dan Madinah sesuai jenis paket kamar (Quad, Triple, Double) serta memisahkan rombongan non-mahram.
5.4 Itinerary Digital Terjadwal
Jadwal agenda harian jamaah (ziarah Raudhah, ziarah Makkah, manasik, city tour) yang otomatis tampil di aplikasi jamaah dan tour leader.
Modul 6: Ruang Islami & Pendamping Ibadah Mandiri
Al-Qur'an 30 Juz tajwid berwarna, audio 5 Qori, jadwal shalat akurat, tasbih digital, dan doa manasik
6.1 Al-Qur'an Digital 30 Juz Tajwid & Tafsir
Lengkap dengan tanda tajwid berwarna standar Kementerian Agama, tafsir per ayat, audio murattal per ayat/surat dari 5 Qori terkemuka dunia, serta bookmark ayat terakhir dibaca.
6.2 Jadwal Shalat & Waktu Imsakiyah
Perhitungan waktu shalat 5 waktu dan imsakiyah secara otomatis berdasarkan deteksi GPS lokasi jamaah (Indonesia maupun saat berada di Makkah & Madinah).
6.3 Tasbih Counter Digital
Penghitung dzikir interaktif dengan feedback getar/audio, tombol reset, dan pilihan target dzikir (33x, 99x, atau tak terbatas) untuk menemani thawaf dan sa'i.
6.4 Doa Manasik & Panduan Bawaan Koper
Buku panduan doa rukun umroh (niat ihram, talbiyah, doa thawaf, doa sa'i, tahallul) serta checklist perlengkapan koper agar tidak ada barang penting yang tertinggal.
Modul 7: Smart Invoicing, Pembayaran & Kas Bank
Penerbitan faktur otomatis, split payment cicilan/DP, kuitansi digital barcode, dan rekonsiliasi
7.1 Penerbitan Tagihan Otomatis
Saat booking disetujui, invoice otomatis terbuat dengan nomor faktur unik, rincian biaya paket, tambahan upgrade kamar, dan jadwal batas waktu pembayaran.
7.2 Skema Pembayaran Fleksibel (Split Payment)
Mendukung pembayaran Uang Muka (DP), cicilan bertahap per bulan, hingga pelunasan akhir H-30 keberangkatan dengan pencatatan riwayat transaksi terinci.
7.3 Cetak Kuitansi Digital Resmi
Setiap pembayaran yang divalidasi langsung menghasilkan kuitansi pembayaran resmi berstempel dan tanda tangan digital dengan QR Code verifikasi keaslian dokumen.
7.4 Manajemen Rekening Kas & Bank Travel
Pencatatan akun rekening bank penerima (BSI, Mandiri, BCA, dll). Setiap verifikasi pembayaran otomatis menambah saldo kas/bank terkait.
Modul 8: Akuntansi ERP, Jurnal Umum & Laba Rugi Kloter
Bagan Akun (COA) PSAK Syariah, pencatatan jurnal otomatis, buku besar, neraca, dan evaluasi laba per kloter
Sistem telah dilengkapi kode akun standar PSAK Syariah sehingga setiap transaksi bisnis otomatis terposting ke debet/kredit yang sesuai:
| Kode Akun | Nama Akun | Kategori | Normal Balance |
|---|---|---|---|
1-1001 | Kas Kantor Pusat | Aset Lancar (Kas) | Debet |
1-1002 | Bank Syariah Utama (BSI) | Aset Lancar (Bank) | Debet |
1-1003 | Piutang Jamaah & Agen | Piutang Usaha | Debet |
2-1001 | Pendapatan Diterima Dimuka (DP Umroh) | Kewajiban Jangka Pendek | Kredit |
2-1002 | Titipan Saldo Tabungan Umroh | Kewajiban (Hutang Tabungan) | Kredit |
4-1001 | Pendapatan Paket Umroh | Pendapatan Operasional | Kredit |
5-1001 | Beban Tiket Pesawat Maskapai | Beban Pokok Penjualan (HPP) | Debet |
5-1002 | Beban Hotel Makkah & Madinah | Beban Pokok Penjualan (HPP) | Debet |
5-1003 | Beban Visa & Asuransi Kemenag | Beban Pokok Penjualan (HPP) | Debet |
5-1004 | Beban Komisi Agen & Afiliasi | Beban Penjualan | Debet |
8.1 Jurnal Otomatis (No Double-Entry Needed)
Saat jamaah membayar paket, sistem otomatis mencatat: Debet Kas/Bank dan Kredit Pendapatan Diterima Dimuka. Saat kloter diberangkatkan, otomatis diakui sebagai Pendapatan Penuh.
8.2 Laporan Laba Rugi per Kloter Keberangkatan
Fitur krusial bagi manajemen: menghitung total pendapatan tiket & paket dikurangi pengeluaran riil (hotel, pesawat, visa, muthawif, bus) untuk melihat margin laba bersih per tanggal terbang.
Modul 9: CRM Leads Pipeline & Follow-up Penjualan
Perekaman prospek, status pipeline (Hot/Warm/Cold), direct WhatsApp chat, dan konversi ke booking
9.1 Manajemen Pipeline Prospek
Pencatatan calon jamaah yang bertanya lewat iklan pameran, landing page, atau chat. Mengelompokkan status prospek: Lead Baru, Sedang Dihubungi, Prospek Panas (Hot), Booking, dan Closing.
9.2 Direct WhatsApp Click-to-Chat
Sales dapat langsung membuka WhatsApp ke nomor prospek dengan 1 klik tanpa perlu menyimpan nomor HP di kontak terlebih dahulu, lengkap dengan riwayat log percakapan.
9.3 Konversi Lead Menjadi Booking
Ketika prospek memutuskan berangkat, staf cukup menekan tombol 'Konversi ke Booking'. Data nama, nomor HP, dan paket otomatis terisi di formulir pendaftaran.
9.4 Evaluasi Saluran Iklan (Lead Source)
Melihat performa sumber prospek: apakah paling banyak menghasilkan closing dari Instagram Ads, TikTok, Google Search, atau rekomendasi alumni jamaah.
Modul 10: Portal Agen B2B Wholesale & Konsorsium
Ruang kerja khusus biro sub-agen, harga wholesale (agent rate), saldo deposit, dan booking mandiri
10.1 Portal Mandiri Biro Agen (B2B)
Biro mitra travel memiliki dashboard khusus di URL /b2b/dashboard untuk mengelola jamaah mereka sendiri di bawah konsorsium travel utama.
10.2 Harga Wholesale & Kuota Agen
Mitra agen melihat harga khusus (*Agent Rate* / Wholesale) yang lebih murah dibanding harga publik, memungkinkan agen menentukan margin keuntungan sendiri.
10.3 Manajemen Deposit Agen
Agen menyetorkan saldo deposit ke rekening konsorsium. Setiap kali agen mendaftarkan jamaahnya, biaya paket otomatis dipotong dari saldo deposit agen.
10.4 Manifest Mandiri Sub-Agen
Agen dapat mengunggah berkas paspor jamaahnya sendiri, mencetak invoice atas nama biro mereka, dan memantau penerbitan visa langsung dari portal.
Modul 11: Program Afiliasi & Komisi Referral Jamaah
Link promosi unik, komisi bertingkat (multi-tier), pelacakan klik, dan penarikan komisi instan
11.1 Link Referral & QR Promosi
Setiap jamaah, ustadz, atau marketer mendapatkan link referral unik (misal: umroh.com/?ref=USTADZAHMAD). Saat orang mendaftar lewat link tersebut, komisi otomatis tercatat.
11.2 Tracking Klik & Konversi Nyata
Dashboard afiliasi menampilkan statistik transparan: jumlah klik link, calon jamaah yang mendaftar, dan komisi yang telah disetujui setelah jamaah membayar DP.
11.3 Komisi Berjenjang (Multi-Tier)
Mendukung pembagian komisi Tier 1 (pengajak langsung) dan Tier 2 (pengajak tidak langsung) sesuai kebijakan travel untuk memotivasi agen lapangan.
11.4 Penarikan Saldo Komisi (Withdrawal)
Afiliator dapat mengajukan penarikan saldo komisi ke rekening bank mereka. Admin finance travel memvalidasi dan memproses transfer secara terjadwal.
Modul 12: Notifikasi WhatsApp Otomatis (Automation Gateway)
Kirim kuitansi pembayaran, pengingat jatuh tempo tagihan, update visa, dan jadwal manasik via WA
-
Booking Berhasil: Dikirim detik itu juga setelah jamaah booking, memuat nomor invoice, total tagihan, rekening bank travel, dan tautan upload berkas.
-
Pembayaran Divalidasi: Notifikasi resmi konfirmasi dana diterima beserta tautan kuitansi digital ber-QR Code.
-
Reminder Jatuh Tempo (H-7 & H-3): Pengingat otomatis ramah agar jamaah melunasi sisa tagihan sebelum batas penutupan kuota visa.
-
Info Keberangkatan & Manasik (H-14): Broadcast jadwal manasik, nomor bus, nama hotel, dan kontak Tour Leader.
Modul 13: Multi-Tenant Enterprise Core & Konfigurasi Travel
Satu sistem untuk banyak brand travel, database terisolasi, logo, nomor izin PPIU, dan audit log
13.1 Isolasi Database Multi-Tenant
Setiap travel memiliki database fisik mandiri (contoh: database Kaffa Tour vs database Mutekar). Data keuangan, manifest, dan akun user terpisah 100% tanpa risiko kebocoran data.
13.2 Pengaturan Identitas & Legalitas
Kelola nama biro travel, logo resmi, favicon, nomor SK Izin PPIU Kemenag RI, nomor akreditasi, alamat kantor, kontak CS, dan link media sosial.
13.3 Multi-Cabang Kantor
Pemisahan data jamaah per kantor cabang (Pusat, Cabang Bandung, Cabang Surabaya, dll) dengan filter laporan penjualan dan kas per cabang.
13.4 Audit Trail & Activity Log
Merekam setiap aktivitas penting di sistem: siapa yang mengubah status visa, siapa yang memvalidasi invoice, dan siapa yang mengubah harga paket demi keamanan operasional.
Modul 14: Diagram Alur Bisnis End-to-End (Flowcharts)
Alur pendaftaran jamaah, alur operasional keberangkatan, alur pencatatan keuangan, dan alur agen
Pemilihan Paket & Tanggal Keberangkatan
Jamaah / Admin memilih paket di katalog, memilih tipe kamar (Quad/Triple/Double), dan melihat rincian fasilitas hotel & maskapai.
Pengisian Manifest & Upload Dokumen
Input identitas NIK, Paspor, Tempat/Tgl Lahir, upload foto paspor & KTP. Sistem otomatis mengecek masa berlaku paspor (> 7 bulan).
Penerbitan Invoice & Pembayaran DP
Invoice otomatis terbit. Kuota seat terkunci sementara. Jamaah membayar DP ke rekening resmi travel dan mengunggah bukti bayar.
Validasi Finance & Kuitansi Otomatis
Staf Finance memeriksa mutasi bank dan memvalidasi invoice. Sistem otomatis menjurnal kas dan mengirimkan kuitansi ber-QR Code via WhatsApp.
Ekspor SISKOPATUH & Cetak ID Card
Staf Operasional mengekspor manifest ke format Excel resmi Kemenag RI, memasukkan jamaah ke grup kloter, dan mencetak ID Card B4/CR80.
Aktivasi Rekening Tabungan
Jamaah mengaktifkan fitur tabungan di menu /jamaah/tabungan dan menetapkan target biaya umroh.
Setoran Berkala & Verifikasi Kas
Jamaah menabung secara fleksibel. Setiap setoran diverifikasi finance travel dan masuk ke akun kewajiban (Titipan Tabungan Jamaah).
Target Tercapai / Konversi Saldo
Saat saldo mencukupi batas DP atau pelunasan, jamaah memilih paket umroh dan mengonversi saldo tabungan langsung tanpa setor tunai ulang.
Pendaftaran Agen & Pengisian Saldo Deposit
Biro mitra mendaftar akun B2B, diverifikasi manajemen travel, dan menyetorkan deposit awal ke rekening konsorsium.
Booking dengan Harga Agen (Agent Rate)
Agen memesan seat paket umroh dengan diskon wholesale langsung melalui portal /b2b/dashboard.
Pemotongan Deposit Otomatis & Manifest Mandiri
Saldo deposit agen terpotong otomatis. Agen mengunggah data manifest jamaahnya secara mandiri tanpa membebani staf travel utama.
Modul 15: SOP Operasional, Checklist & Panduan Troubleshooting
Prosedur standar penanganan kendala sistem, checklist keberangkatan, dan backup database
| Kasus / Kendala | Penyebab Kemungkinan | Solusi Langkah Cepat |
|---|---|---|
| Paspor Ditolak saat Upload | Format file bukan JPG/PNG/PDF atau masa berlaku paspor di bawah 7 bulan. | Pastikan paspor berlaku minimal 7 bulan dari tanggal terbang dan ukuran file di bawah 5 MB. |
| Ekspor SISKOPATUH Kosong | Data jamaah di kloter tersebut belum mengisi NIK lengkap atau nama paspor. | Lengkapi kolom wajib di menu Manifest Jamaah sebelum menekan tombol Ekspor. |
| Paket Tidak Bisa Dipesan | Kuota seat sudah 0 atau tanggal batas akhir booking telah terlewati. | Admin dapat menambah kapasitas seat di menu Edit Paket jika maskapai memberi tambahan kursi. |
| Kuitansi Tidak Muncul Stempel | Logo atau stempel travel belum diunggah di menu Pengaturan. | Buka Admin > Pengaturan Travel, unggah stempel resmi travel berformat PNG transparan. |
Jika developer atau sysadmin melakukan pembaruan skema database di server:
-
Sinkronisasi seluruh database tenant sekaligus:
npm run db:push:all -
Seeding awal data tenant tertentu:
npm run db:seed:tenant <tenantId> -
Reset data demo dengan tetap menjaga akun Super Admin:
npm run db:reset:demo